HOE KOM JE ER DAN ACHTER HOE HET DAN WEL MOET?

Een veelvoorkomend probleem bij organisaties is dat men vaak niet weet van elkaar wat ze doen. Men moppert en klaagt vaak over de andere afdeling of collega’s vanuit de veronderstelling dat de ander ‘toch wel weet hoe het moet’ en daar blijkbaar ‘lak aan heeft’.

Vanuit de Leanfilosofie denken wij daar anders over: Het is NOOIT iemands intentie is om fouten te maken. We gaan er zelfs vanuit dat iedereen zijn uiterste best doet om zijn werk goed te doen.

De reden dat het vaak misgaat is, omdat men niet goed geïnformeerd is of men is niet op de hoogte WAAROM dingen op een bepaalde manier werken. Of men is niet voldoende ingewerkt of geïnformeerd dat er ondertussen veranderingen hebben plaatsgevonden. Klinkt veel logischer dan onwil, niet?

Maar hoe kom je erachter hoe het dan wel moet?

Organiseer een vsm-workshop en deel alle informatie over het proces met elkaar en bespreek het feitelijke proces, zoals het daadwerkelijk plaatsvindt.

Het resultaat is een ‘value stream map’, oftewel een ‘waardestroom’ die inzicht geeft over het totale proces in de huidige situatie.

Tijdens de workshop worden alle knelpunten helder. Dit zijn vaak de verspillingen in het proces en dáár zit je verbeterpotentieel.

Maar het mooiste resultaat is dat je SAMEN naar het proces kijkt; Alle deelnemers worden uitgenodigd om hun werk, omstandigheden en knelpunten uit te leggen, waardoor er meer begrip ontstaat voor elkaar en meer draagvlak bij (toekomstige) verbetervoorstellen.

Een eerste stap richting het organiseren van zo’n workshop zou kunnen zijn, dat je je collega’s van de andere afdeling eens uitnodigt voor een koffie met de intentie jullie gezamenlijk proces beter te begrijpen en waar mogelijk te verbeteren.

Ik heb hier in mijn carrière alleen maar een enthousiaste “Ja!” als antwoord op gekregen met verbeterde processen en een superfijne samenwerking tot gevolg.

#collega #werkvloer #klagen #leanfilosofie #verbeteren #knelpunt #proces

Resultaat uit een brownpapersessie