LAAT JE AGENDA VOOR JE WERKEN

Stel, je bent niet zo goed in time management.

Je to do’s zijn eigenlijk lijstjes overal en nergens, je komt nooit ergens aan toe en je bent eigenlijk altijd te laat. Eigenlijk kun je je dit niet permitteren, je kúnt niet te laat komen op je afspraak of een deadline missen. Met de apps van tegenwoordig kun je dit voor een groot deel voorkomen. Ik help je graag op weg.

Naast dat ik je wil adviseren om je to do’s (zakelijk én privé) in te richten op een degelijk kanban-bord (alles hierover in een volgend blog), wil ik graag met je delen hoe je Google Calendar kan inzetten om je tijd goed in te plannen, zodat je geen afspraak meer mist en altijd mooi op tijd bent.

1. Ga naar Google Calendar en zet de link meteen onder je favorieten. Laat deze pagina vanaf nu altijd open staan op je desktop.

2. Je begint op je desktop met het opmaken van je agenda, het verdere gebruik van apps e.d. leg ik je later uit.

3. Ga bij jezelf na wat je nou precies aan het doen bent en probeer elke activiteit onder een bepaalde categorie te plaatsen. Denk aan je bedrijf, je privé, jaarplanningen, breakdowns, samenwerkingsverbanden, hobby’s, vakanties, projectplannen, zelfs je hormonale staat. Het zijn er meer dan je denkt.  

4. Maak voor elke categorie een agenda aan met een passende kleurcode. Zorg voor warme activerende kleuren voor werk en verplichtingen en koude kalme kleuren voor privé.*

5. Voeg indien nodig je werkagenda toe, Outlook en/of iCal met behulp van Import.

6. Zet de agenda in de modus “maand”, zodat je een overzicht krijgt over je hele maand.

7. Plan alle zaken, afspraken, taken, telefoontjes die je deze maand moet plegen, álles(!) in. Let op dat deze zaken realistisch zijn ingepland qua tijd en dat ze aansluiten op de geplande deadlines.

8. Stel reminders in die voor jou werken. Een dagelijkse reminder voor je afspraken de volgende dag helpt je je afspraken niet te vergeten en de nodige voorbereidingen te treffen. Een reminder 10 minuten voor een taak helpt je om het op dat moment ook echt te doen.

9. Verwonder je en wees trots op jezelf over hoe mooi je je tijd hebt ingedeeld, hoeveel inzicht je nu hebt over deze maand en hoeveel tijd je nog over hebt. Geen verrassingen meer.

*Tip: Je kunt iedereen uitnodigen voor een bepaalde agenda, zodat er geen misverstanden meer zijn over de gemaakte afspraken.

De truc is nu om dit goed bij te houden en om je eraan te houden!

Ik heb nooit afstand kunnen doen van de layout van de ouderwetse agenda. Dit weerhield mij er ook jaren van om digitaal te gaan. Deze layout werkt voor mij, omdat hij de week voor me opsplitst: De eerste helft van de week op de linker bladzijde, de tweede helft en het weekend op de rechter bladzijde. 

Dit werkt psychologisch fantastisch, want je weet dan waar je zit qua energie die week. En als je erop gaat letten, weet je op een gegeven moment precies hoe je je week het beste kan plannen!

Dit werkt natuurlijk voor iedereen anders: De een heeft op donderdag een vaste borrelavond, die voor hem of haar verheffend werkt, terwijl de ander uitkijkt naar een weekendje vissen. Ook sportactiviteiten of de “woensdagmiddag vrij” zijn zaken waar je wel of niet naar uitkijkt, maar die wel wat met je doen. Gebruik daarom een app die deze layout heeft. Ik gebruik zelf Tiny Calendar. Deze kun je makkelijk synchroniseren met je Google Calendar. Gebruik Tiny Calendar wel alleen als referentie, omdat apps wel eens willen verdwijnen en je wilt niet dat jouw kostbare informatie met de app mee verdwijnt. 

En dan.. Vanaf heden:

1. Maak er een gewoonte van om bij alle nieuwe taken, (bel-)afspraken, jaarplanningen of projectplannen de datum en tijd direct te plannen in je agenda. Dit kost je telkens slechts twee seconden tijd en het maakt een wereld van verschil.

2. Doe dit op je desktop in de maandmodus of met de GoogleCalendar app met Tiny Calendar ernaast (zo kun je rekening houden met je energie).

3. Plan realistisch en plan álles.

4. Begin je dag met het bekijken van de planning die dag en pas ‘m aan waar nodig.

5. Pas bij wijzigingen meteen je agenda aan, stel dit niet uit. Ook afspraken op dezelfde dag.

6. Plan bij een afzegging meteen een nieuwe afspraak in.

Je zult merken dat je op den duur niet meer hoeft na te denken over je plannen en niet bang meer hoeft te zijn om een deadline te missen, want je hebt nu overzicht waarop je kunt handelen. Geen verrassingen meer, da’s waar het om gaat... En laat die reminders voor je werken!

Wil je op weg geholpen worden of meer weten over time management, boek dan een gratis sessie met me, dan help ik je op weg.